Você está realizando a organização de algum evento? Já pensou como caótico é administrar a inscrição de 100, 200, 300 ou mais congressistas? Ver os inscritos, quem são, pagamentos, entre outras coisas. E se o evento tiver alguma acomodação ou programações paralelas? São vários papéis e várias horas desperdiçadas organizando isso. Sendo que boa parte do tempo poderia ter sido utilizado para buscar patrocinadores, fornecedores, infraestrutura e melhorar outros pontos do evento, garantindo uma melhor realização do mesmo. Mas como fazer isso?
Um sistema é a resposta, como já foi falado em uma postagem anterior como otimizar processos e reduzir papelada. O sistema irá auxiliar você no gerenciamento, pois, assim, que uma pessoa realiza uma inscrição, é feita uma notificação da mesma, bem como o cadastro da inscrição fica armazenada numa tabela juntamente com as outras, o que possibilita um acesso mais fácil. Além disso, o pagamento é prático, a pessoa realiza o pagamento e, ao mesmo tempo, o sistema é notificado e atualizado, ou seja, totalmente automático. Fora isso, é mais fácil para organizar as programações paralelas e acomodações, em caso da necessidade do evento.
Além da praticidade na organização e gerenciamento do evento, a opção do uso de um sistema reduz custos. Tais custos a mais que seriam colocados no processo de gerenciamento poderiam ser descontados do ingresso, mas isso aumentaria o preço para os congressista, o que pode se tornar uma barreira para quem deseja participar do evento, dependendo da situação.
A segurança e o controle entram nisso também. Em eventos que usam um certificado, o sistema auxilia a ter um controle da carga horária de cada participante para ficar algo justo para todos. Na hora do credenciamento é outro momento que o sistema ajuda bastante.
E com tudo isso, no final do evento, facilmente você pode ver algumas estatísticas, podendo estimar se o evento atingiu resultados esperados ou não, quais programações foram mais visitadas, entre outros pontos. Isso ajudará no longo prazo, principalmente para melhorar futuros eventos que pretenda realizar.
O sistema não facilita apenas para quem gerencia eventos, mas também para quem participará, pois a pessoa pode realizar a inscrição de qualquer aparelho eletrônico conectado à internet de qualquer lugar em qualquer hora. Isso reduz muito a burocracia da participação do evento, se tornando até mais um estímulo para as pessoas participarem do evento. Essa facilidade não se limita apenas na inscrição, mas também em pagamentos, cadastro em programações, emissão de certificados, marketing interno do evento, tudo fica bem mais acessível ao congressista.
Leia nosso artigo de como um sistema pode otimizar seus processos.
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